نظام مليء ببياناتٍ لا يثق بها أحد

تفتح التقرير فتجد أربع شركاتٍ باسمٍ واحد، ومئة صفقةٍ بلا مصدر، وخمسين جهة اتصالٍ بلا جوال. فتُرسل رسالة: «الرجاء تعبئة البيانات». ولا يتغيّر شيء لأن المشكلة ليست في النية.

ثلاثة أسباب حقيقية

١) حقولٌ تُطلب ولا تُستعمل. إن كان حقلٌ لا يظهر في تقرير ولا يغيّر قرارًا، فالفريق محقٌّ في تجاهله. احذفه. كل حقلٍ تحذفه يرفع جودة ما بقي.

٢) الطلب في الوقت الخطأ. طلب «الميزانية» عند إنشاء الصفقة سؤالٌ لا جواب له بعد، فيُملأ بأي شيء. اطلبه عند الانتقال إلى «عرض سعر»، عندها يكون معروفًا.

٣) لا شيء يمنع الخطأ. التذكير لا يعمل، والمنع يعمل: لا تنتقل الصفقة إلى المرحلة التالية قبل اكتمال حقولها.

المكرّرات: امنعها عند الإدخال

أكثر التكرار يقع لأن المندوب يكتب اسمًا موجودًا بصيغةٍ أخرى. العلاج في لحظة الكتابة لا في تنظيفٍ شهري: اقتراح الشركة القائمة أثناء الكتابة، وربطُ الصفقة بها بدل إنشاء ثانية.

وللتنظيف الحالي: ابدأ بالشركات لا بجهات الاتصال، دمج شركةٍ يجرّ ما تحتها.

أربعة حقولٍ تكفي (وما زاد فبسبب)

اجعل الإدخال أثرًا جانبيًّا لا مهمّة

الفريق يُدخل ما يفيده هو. إن كانت المكالمة تُسجَّل من الشاشة نفسها، والبريد والواتساب يُربطان بالصفقة تلقائيًّا، فالبيانات تُبنى وحدها. كل ما يُطلب إدخاله يدويًّا مرشّحٌ للنسيان.

قياس النظافة

مؤشرٌ واحد يُراجع شهريًّا: نسبة الصفقات المفتوحة المكتملة الحقول الأربعة. دون ٨٠٪ لا تثق بأي تقريرٍ تبنيه عليها، بما فيها التنبؤ الذي تعرضه على الإدارة.