مصفوفة الأدوار والصلاحيات: من يرى ماذا في نظام مبيعاتك

ابنِ صلاحيات نظام مبيعاتك على مصفوفة من محورين: الأدوار في الصفوف، وأربع عمليات في الأعمدة — الرؤية، التعديل، التصدير، الحذف. منح الجميع «كل شيء» ليس كرمًا إداريًا بل تأجيل لمشكلة تظهر عند أول تسريب قائمة عملاء أو تعديل سعر لا يُعرف من أجراه.

الخطأ الشائع: صلاحية واحدة للجميع، ثم استثناءات لا تُحصى

المنشأة الصغيرة تبدأ بخمسة أشخاص يثق بعضهم ببعض، فتُفتح كل الشاشات للجميع. ثم يكبر الفريق، فيبدأ سدّ الثغرات بالاستثناءات: «أخفوا الهامش عن المندوبين الجدد»، «امنعوا التصدير عن فلان». بعد سنة يصير لديك ثلاثون استثناءً لا يعرف أحد سببها، ولا أحد يجرؤ على إلغائها.

الأصل أن تبدأ بالأدوار لا بالأشخاص. الشخص يترك العمل، الدور يبقى.

أربعة محاور تُبنى عليها أي مصفوفة صلاحيات

• الرؤية: هل يرى السجل أصلًا؟ وهل يرى كل حقوله؟
• التعديل: هل يغيّر القيمة، أم يقترح التغيير فقط؟
• التصدير: إخراج البيانات إلى ملف خارج النظام — وهو المحور الأخطر والأكثر إهمالًا.
• الحذف: الأصل منعه واستبداله بالأرشفة، فالحذف يُفقد الأثر.

الخلط بين الرؤية والتصدير هو أكثر أخطاء الإعداد شيوعًا. من يرى قائمة العملاء لا يلزم أن يملك زرًّا يحوّلها إلى ملف إكسل على جهازه الشخصي.

الأدوار الخمسة النموذجية في فريق مبيعات سعودي

الحقول الحسّاسة

أربعة حقول تستحق قرارًا صريحًا لا افتراضيًا:

الهامش وسعر التكلفة: رؤيتهما تفيد المشرف والمدير؛ إتاحتهما للمندوب تحوّل التفاوض إلى ضغط داخلي على السعر.

بيانات الاتصال المباشرة: أسماء وأرقام متخذي القرار هي الأصل الذي يُنقل عند الاستقالة. اجعل عرضها متاحًا وتصديرها مقيّدًا.

ملفات المنافسات الحكومية: كراسات الشروط والتسعير المقدَّم تُقصر على فريق العطاءات ومن يعتمد.

مرفقات العقود: قراءة للجميع المعنيين، تعديل لمالك واحد.

مصفوفة جاهزة تنسخها وتعدّلها

في إيفيستار تُضبط هذه المصفوفة على مستوى الحقل لا الشاشة فقط، ويبقى سجل لكل تصدير.

الحالات الاستثنائية

• المدير المؤقت: صلاحية بتاريخ انتهاء، لا صلاحية دائمة تُنسى.
• المستشار الخارجي: حساب مستقل، رؤية مجمّعة، تصدير ممنوع.
• المندوب المستقيل: أوقف التصدير يوم تقديم الاستقالة لا يوم آخر دوام، وانقل ملكية الفرص قبل تعطيل الحساب.

مراجعة ربعية في ثلاثين دقيقة

اطبع ثلاث قوائم: من لديه صلاحية تصدير، من لديه رؤية الهامش، ومن لم يدخل النظام منذ ستين يومًا. راجع الأولى بندًا بندًا، واسأل عن الثالثة: هل ما زال الحساب لازمًا؟ هذه نصف الساعة تغنيك عن تحقيقٍ يستغرق أسبوعًا.